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Vous est-il déjà arrivé de ne pas joindre le document prévu à un courriel ? Vous n’êtes vraiment pas la seule personne dans cette situation ! Mais voici LES bons trucs pour ne plus faire cette erreur…

Oups, I did it again ! Cette chanson de Britney Spears pourrait faire référence au nombre de pièces jointes oubliées lorsque nous envoyons nos courriels. Découvrons les petits trucs pour ne plus oublier nos pièces jointes. Documents de travail, contrats, photos ; même les CV manquent parfois à l’appel et peuvent provoquer des petits remous chez nos interlocuteurs. Alors, voici quatre astuces en or pour régler ce problème pour de bon !

Dès le début

Pourquoi ne pas télécharger la ou les pièces jointes dès le début ? Ajoutez-les avant même de commencer à écrire votre message, et l’affaire sera dans le sac !

En écrivant “ci-joint”

Voici une solution qui nécessite un brin plus de rigueur. Dès que vous mentionnez la pièce jointe dans votre message, ajoutez immédiatement les fichiers cités. 

Rappel sur Gmail et Outlook

Pour recevoir une alerte de Gmail lorsque vous joignez un fichier avec votre message, inscrivez les mots suivants dans le corps de votre texte : « J’ai joint », « J’ai inclus », « Voir ci-joint », « Voir la pièce jointe » ou « Pièce jointe ». 

De la même manière, si vous composez un nouveau message sur Outlook et entrez les mots « pièce jointe » ou « pièces jointes », le logiciel vous rappellera de joindre le ou lesdits fichier en cas d’oubli.

L’Anti-Oups ! d’Antidote

En utilisant le logiciel Antidote, lorsque vous cliquez sur « Envoyer », l’Anti-Oups ! Vérifie que vous n’avez pas oublié de joindre un document. Si aucun document n’est joint à votre message, l’Anti-Oups ! Analyse le texte du message, et si un passage mentionne un document à joindre, l’Anti-Oups ! Vous alerte au moyen d’une fenêtre. De cette façon, vous pouvez annuler l’envoi et joindre la pièce manquante… et finis les soucis !

Auteur : Sophie Ginoux, sur Secrétaire-Inc

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